Diagnostic d’affaires numérique: 3 clés pour bien démarrer

Les technologies liées au monde des affaires évoluent à une telle vitesse qu’il devient difficile de s’y retrouver. CRM, ERP, SaaS, intelligence artificielle, données massives… Parfois on a l’impression de découvrir une nouvelle expression chaque jour.

Puis, il y a la réalité des affaires. Comme entrepreneur, il faut savoir faire la part des choses sur ce qui peut réellement s’avérer intéressant, tout en tenant compte des ressources et du temps disponibles pour effectuer une transition, même mineure.

Voilà pourquoi faire un bon plan et déterminer ses besoins réels à court, moyen et long terme revêt toute son importance. Pour aider à la réflexion, voici 3 clés qui m’apparaissent essentielles pour aborder n’importe quel projet impliquant en tout ou en partie l’ajout de technologies numériques.

Débuter par… La fin

Écrire la conclusion avant de connaître le déroulement de l’histoire? En gestion de projet numérique, c’est un truc important pour éviter les mauvaises surprises. Quel est votre BHAG à atteindre d’ici 3 ans, 10 ans? Réfléchir sur ses objectifs d’affaires à long terme, c’est aussi prendre la mesure des moyens qu’il faudra mettre en place pour y arriver.

J’ai vu plusieurs projets dans différentes sphères (par exemple la mise en place d’un CRM) faire la sélection d’un service en fonction des besoins du moment. Mais 2 ans plus tard, soit le système ne répond plus aux exigences, soit les usagers doivent faire de nouvelles formations (ce qui augmente les coûts et le temps à investir). Ou encore, les fonctionnalités requises aujourd’hui vont multiplier par 3 (ou même plus!) les frais de licence. Ce n’est pas nécessairement une mauvaise chose ou un coût qui ne se justifient pas, mais ce type d’imprévus fait souvent reculer la prise de décision pour aller jusqu’au plein potentiel du projet. Au final, un outil censé augmenter la productivité devient une béquille, parce que la vision à moyen et long terme ne s’est pas traduite dans la planification technologique.

Faire l’inventaire

L’expression est bien connue: avant de choisir où aller, on doit savoir d’où on part. Vous avez des courriels? Vous avez des documents dans un système «cloud» comme Google Apps ou Office 365?

Que vous en soyez conscient ou pas, vous avez déjà un pied en transformation numérique. Avant de refaire le monde à grand coût de nouveaux systèmes, il est important de bien connaître les limites actuelles de votre monde.

Un diagnostic d’affaires numérique permettra de détailler et documenter les aspects suivants:

1. Bien connaître ce que vous avez en place
   • Vous avez sûrement déjà entendu cette phrase: «On paye pour ça?» Il faut connaître les raisons.
2. Documenter la façon dont vous utilisez – ou n’utilisez pas – ce pour quoi vous payez déjà
   • Il est possible que vous ayez déjà tous les outils nécessaires, mais que personne ne sache comment presser le citron
3. Déterminer les processus critiques, qui ne peuvent pas être modifiés sans conséquence sur vos opérations
   • Dans la grande majorité des cas, il faut trouver la combinaison qui s’adapte à vos façons de faire, pas le contraire.
4. Évaluer ce qui manque, et comment ce doit être connecté à ce qui est déjà en place
   • Un principe de base: Une même information devrait être inscrite une seule fois et ensuite se transporter elle-même où c’est requis. S’il faut recopier manuellement la même donnée plus d’une fois, il y a quelque chose qui accroche.
5. Célébrer ce qui fonctionne bien!
   • On veut miser sur ce qui reçoit déjà l’adhésion de votre équipe.

Identifier vos acteurs clés

Qu’on le veuille ou non, un projet de transformation numérique, c’est aussi un projet d’évolution organisationnel et humain. Sans l’implication et l’adhésion de chacun, les chances de succès sont compromises avant même de débuter. Voilà pourquoi il faut prendre en compte ces aspects à même le projet principal, et non pas comme un simple projet de gestion des ressources humaines en parallèle.

Qui sont vos influenceurs internes? Autrement dit, qui pousse pour que de nouveaux outils arrivent dans l’entreprise? Est-ce par l’expérience acquise dans un emploi précédent, ou bien parce qu’ils font face à un problème persistant? Quoi qu’il en soit, ces personnes auront de l’intérêt à suivre les premières formations et bien connaître les nouveaux systèmes. Autrement dit, ils seront intéressés à devenir vos «power-users»!

Qui sont les réticents? C’est une donnée importante à connaître. Le pire qui peut arriver, c’est de les mettre de côté et qu’ils se sentent stigmatisés. Cela augmentera grandement le risque de démission… ou pire, qu’ils demeurent et fassent du présentéisme. Pour éviter cela, il faut comprendre leur réticence à la base et voir ce qui peut être fait.

• « Je ne comprends pas ces nouveaux outils et je me sens incompétent devant un écran »
  • Pourquoi ne pas leur offrir des formations, par exemple en informatique (même à l’extérieur des locaux) pour leur permettre de se préparer?
• « C’est le 3e projet du genre en 10 ans, pas de raison que ça fonctionne mieux cette fois. »
  • Voilà une réflexion intéressante qu’il faut creuser. Faire une entrevue avec cette personne (idéalement par quelqu’un de neutre et d’extérieur à son travail quotidien) pourra permettre de tirer de précieuses leçons du passé et d’éviter de reproduire les mêmes erreurs.
• « De toute façon, je prends ma retraite dans 2 ans. »
  • Une personne qui prend sa retraite, c’est une partie de la mémoire de votre entreprise qui se perd. Voilà une belle occasion d’impliquer cette personne en lui permettant de transmettre son savoir et ses connaissances. Chaque projet numérique devrait une portion de mémoire d’entreprise.

Comme vous le voyez, les clés offertes ici n’ont rien de magique. Mais les appliquer de manière rigoureuse, au bon moment dans votre projet, multipliera les chances de succès et le progrès de votre entreprise à court, moyen et long terme.