Différencier les outils de gestion d’équipe

Il existe une panoplie d’outils en ligne (Logiciels en tant que service, ou SaaS) pour améliorer la productivité des équipes de travail. Ceci dit, le nombre et la variété des systèmes disponibles font qu’il devient difficile de s’y retrouver pour un entrepreneur, dont ce n’est évidemment pas le travail à temps plein d’analyser ces systèmes.

Pour vous aider à y voir plus clair, j’ai regroupé ci-bas 3 catégories, avec quelques exemples. Considérons cela comme un premier pas vers la transformation numérique de votre gestion d’équipe (parce que oui, le simple ajout d’un système SaaS constitue un pas vers la transformation numérique).

Je vous propose de passer en revue ces 3 descriptions et de voir laquelle s’applique le plus à votre situation d’affaires actuelle.

1 – Communication en direct

Facebook Messenger est votre outil de communication avec vos employés? Ne soyez pas gêné, de nombreuses petites entreprises fonctionnent de cette façon, ou encore avec un groupe privé d’employés.

L’avantage d’un outil «grand public» est que c’est facile d’accès pour tout le monde. Par contre, comme ce n’est pas fait pour ce type d’usage, il y a plusieurs lacunes… Par exemple, la possibilité de désactiver les notifications durant les congés, ou encore de créer des sous-groupes autour d’un sujet particulier. Comme tout est dans un fil unique, ça devient vite difficile de retrouver ce qu’il a été dit d’important le mois passé et de débuter à créer une mémoire d’entreprise.

Il y a plusieurs éléments à considérer pour un outil de communication en direct:

1. Est-ce que tout le monde à un ordinateur, ou certains ne vont communiquer que par cellulaire?
2. Avez-vous des sous-groupes à gérer (l’administration, les opérations, les ventes)?
   1. Notez qu’une même personne peut être dans plusieurs groupes
3. Est-ce que l’information est ouverte à tout le monde, ou certaines discussions doivent demeurer privées (par exemple si vous voulez un espace lié à la gestion des RH)?
4. Voulez-vous initier des appels audio et vidéos dans les groupes?
5. Est-ce que le droit à la déconnexion durant les vacances et congés est un enjeu important?

En répondant à ces questions, vous serez en mesure de faire une sélection plus adéquate.

Parmi les SaaS à considérer: 

• Slack – Probablement le plus connu. Très populaire en entreprise, les nombreuses intégrations avec d’autres systèmes en font rapidement un indispensable.
• Google Chat – Vous travaillez principalement avec Google Apps (Gmail, Drive, Calendar) ? Un outil limité, mais simple à utiliser. Intégré à même Gmail sur le Web, mais demande une application distincte sur mobile.
• Discord – Vous avez des «gamers» votre équipe ? Ils connaissent sûrement l’application! À considérer si, pour votre équipe, jaser en travaillant (même à distance) est une plus-value et que vous préférez la parole au clavier.

2 – Suivi des tâches

Les outils du point précédent sont puissants pour gérer ce qui se passe dans l’instant présent. Mais pour gérer tout ce qu’il y a à faire dans une entreprise, sans rien échapper, il faut parfois plus. La gestion des tâches permet alors de lister tout ce qu’il y a à faire, d’organiser l’ordre de priorité et d’attribuer chaque tâche à un responsable.

Ici aussi, les SaaS permettent d’avoir ces informations à la fois sur le Web que via des applications mobiles. Une gestion serrée des tâches permettra une efficacité opérationnelle, en plus de détecter à l’avance si une même personne à trop d’éléments dans son dossier, puis d’ajuster la répartition en conséquence.

Le choix de l’outil reposera alors sur:

1. La complexité des tâches, le besoin de découper en sous-tâches
2. Le besoin de faire vérifier / approuver une tâche avant de la marquer comme complétée
3. La gestion des dates d’échéances
4. La hiérarchie de ceux qui peuvent créer et attribuer de nouvelles tâches et la gestion des notifications
5. Les besoins de joindre des documents aux différentes tâches.

Parmi les SaaS à considérer: 

• Trello : Sans doute l’un des systèmes de type Kanban plus facile à prendre en main pour des applications simples. Mais il est rapidement moins intuitif lorsqu’on demande une gestion un peu plus complexe. Combiné avec Slack, Trello devient tout de même un outil puissant.
  • Trello fait maintenant partie de Atlassian, une suite très puissante pour la gestion d’équipes en programmation.
• Monday : Une application de plus en plus connue permet différents types d’affichage pour chacun. Son affichage coloré et assez simple plait aux personnes plus visuelles.
•  Teams / Miscrosoft 365 : Si votre entreprise roule déjà avec Office 365 et SharePoint, Teams est alors à considérer. Il a un fonctionnement un peu différent des autres outils, mais il permet de demeurer dans un seul environnement pour toute la gestion des documents et des équipes.

3 – Gestion de projet

Si vous souhaitez des systèmes plus avancés et qui possèdent plus de fonctionnalités, comme la gestion de type Gantt, la gestion documentaire et le suivi des heures, il faut alors penser à des SaaS un peu plus complexes.

À réfléchir pour un outil de gestion de projet :

1. Est-ce que nous allons gérer avec selon un style en cascades (Gantt) ou selon une méthode Agile (sprint)?
2. Est-ce que les équipes sont autonomes et se gèrent entre elles, ou avez-vous un style plus classique avec un gestionnaire de projet?
3. Quels sont les automatismes à mettre en place, par exemple pour aviser un directeur si l’échéance n’est pas respectée?
4. Quels sont les documents et/ou autres applications (par exemple la gestion du temps) à gérer à même l’outil de gestion de projet, afin d’éviter des pertes de temps à courir d’une application à l’autre?
5. Quelles sont les mesures à recueillir et les données à afficher en tableau de bord?

Parmi les SaaS à considérer : 

• ClickUp : Une application qui se veut de plus en plus complète, qui permet d’intégrer plusieurs vues dans un seul projet. Cela s’avère utile lorsque des personnalités différentes doivent travailler ensemble. Comme il offre de nombreuses possibilités, il faut prendre un moment de réflexion et quelques essais (ou un consultant) pour trouver la bonne combinaison. Bien que le site Web soit unilingue, l’application fonctionne bien en français.
• Zoho Project : Bien que Zoho soit surtout connu au Québec pour son CRM et la comptabilité, l’outil de gestion de projets est assez avancé, quoique pas toujours intuitif. Il devient intéressant si vous souhaitez intégrer la gestion de client, le support technique et la facturation dans un seul ensemble. À noter que la personnalisation peut aller très loin, mais avec de nombreuses heures de consultant.
• Asana : Application dans le paysage depuis de nombreuses, avec une interface plus classique, mais qui s’adapte bien à plusieurs réalités.

Comment s’y retrouver?

Il s’agit ici que d’un petit échantillon de tous les outils qui existent. Si vous souhaitez aller de l’avant avec la mise en place d’un système de communication et de gestion dans votre équipe, cela doit débuter par une franche discussion, en équipe justement, pour valider les craintes et les souhaits de chacun. 

De plus, je me suis limité aux applications distinctes, sans élaborer sur les systèmes ERP (qui fera l’objet d’un billet de blogue bientôt). Je crois par contre que cet échantillon peut vous aider à faire un premier tri sur le type d’applications qui conviendra à votre équipe. Un diagnostic de votre entreprise peut devenir une excellente option de départ pour détailler les meilleures options.