
Dans la dernière édition du journal Les Affaires, il y avait un dossier fort intéressant sur l’attention et les distractions au travail.
Au premier plan des outils qui fractionnent l’attention et multiplient les distractions : les “pings” et notifications arrivent des écrans de toute taille. Selon Sonia Lupien, chacune de ces clochettes peut faire perdre jusqu’à 20 minutes de temps productif.
La faute aux écrans donc ? Pas directement, mais plutôt la faute à plusieurs configurations laissées au mode “par défaut”. Il faut savoir que pour plusieurs applications – en particulier les réseaux sociaux – leur mesure de succès est liée aux secondes passées à les consulter ; autrement dit… au temps d’attention que vous choisissez de leur consacrer !
Cependant, avec quelques ajustements, vos outils peuvent devenir des alliés pour améliorer votre concentration. Voici cinq stratégies pour limiter les distractions dues aux écrans. Moins de distractions risquent de grandement augmenter la productivité, en particulier pour les tâches complexes qui demandent une grande concentration.
Ces stratégies sont reconnues par de nombreux experts en gestion. En les appliquant, vous pouvez transformer vos outils numériques en alliés pour un travail plus concentré et efficace.
1. Utiliser le mode “Occupé”
La plupart des outils offrent un mode “Occupé” pour signaler votre indisponibilité. Cela informe vos collègues que vous êtes concentré sur une tâche importante. Cette pratique aide à réduire le stress lié à l’attention fragmentée. Plusieurs applications permettent aussi d’inscrire pendant combien de temps vous n’êtes pas disponible (par exemple 1 heure ou jusqu’au lendemain). Ainsi, la personne saura à quel délai de réponse s’attendre, ou passer par un autre moyen en cas d’urgence.

2. Désactivez les notifications qui vous interrompent
Les notifications sont une grande source de distraction. Configurez vos applications pour désactiver celles qui ne sont pas essentielles. Cela vous aidera à rester concentré, comme le souligne Nathalie Lacombe, qui recommande de limiter les interruptions pour améliorer la concentration.
Personnellement, je fonctionne de la manière suivante : sur l’ordinateur, tout est désélectionné, mis à part les notifications visuelles dans chaque application.
- Les notifications du navigateur sont toutes désactivées, car la petite fenêtre au bas de l’écran constitue une distraction.
- Sur mon cellulaire, j’active uniquement les icônes visuelles. Aucune cloche, aucune vibration. Lorsque j’ouvre l’écran de mon cellulaire (au moment que je choisis plutôt qu’en réaction à une alerte), je sais en 1 seconde si une notification doit être traitée.
3. Planifiez des périodes de travail sans interruption
La façon de faire au point précédent fonctionne particulièrement bien avec la méthode Pomodoro, ou pour regarder seulement au moment d’un changement de tâche ou de projet.
L’utilisation d’outils de gestion du temps pour planifier des périodes de travail sans interruption peut apporter une grande valeur s’ils sont bien utilisés. Mais pour que cela fonctionne, vos collègues et clients doivent être informés de ces périodes pour qu’ils sachent quand vous êtes indisponible. Par exemple, vous pourriez ajouter dans votre signature de courriel que vous consultez votre messagerie uniquement les matins, midi et soirs. Sonia Lupien insiste sur l’importance de respecter ces moments pour réduire le stress, pour vous autant que pour la personne qui attend une réponse.

4. Organisez votre espace de travail numérique… et physique
Un espace de travail numérique bien organisé peut réduire les distractions. Classez vos fichiers et utilisez des outils de gestion de tâches pour suivre vos projets. Un espace de travail clair vous aidera à rester concentré et à éviter les distractions inutiles. Cela inclut tous les post-it accrochés un peu partout, mais aussi les 18 onglets ouverts en permanence dans chacune de vos 2 ou 3 écrans. Oui, c’est celui-là qui donne le plus de résistance !
5. Limitez le multitâches
Le multitâche peut sembler efficace en donnant l’impression de faire avancer plusieurs dossiers. Par contre, il réduit en réalité votre productivité (attention fractionnée). Concentrez-vous sur une tâche à la fois et utilisez des listes de tâches pour prioriser vos activités. Julie Tremblay-Potvin recommande d’intégrer des moments de “temps blanc” pour éviter le surmenage.
Les outils peuvent être configurés pour filtrer ce que vous avez à voir. Par exemple, si dans votre liste ClickUp ou planner, vous voyez 300 tâches à venir étalées entre les 3 membres de l’équipe dans les 15 prochaines semaines, cela peut mettre une pression inutile. Il est facile d’ajouter des filtres pour ne voir que vos tâches, qui sont dues uniquement cette semaine. Au besoin, vous pourrez toujours retirer les filtres pour avoir la vue d’ensemble. Mieux encore, créez plusieurs vues du même projet, et utilisez celle qui convient le mieux au besoin présent. (Oui, nous pouvons vous aider à mettre en place la bonne stratégie et configurer vos outils !)
En ajustant vos outils numériques avec ces astuces, vous pouvez créer un environnement de travail plus productif et moins distrayant. Essayez ces conseils et voyez comment ils peuvent améliorer votre concentration et votre efficacité au travail.