Depuis la relative fin de la pandémie, plusieurs entreprises – en particulier les PME, se sont questionnées sur le maintien, total ou partiel, du télétravail. Il y a des avantages évidents, mais aussi des inconvénients. Plusieurs choisissent de couper la poire en 2 en offrant un environnement hybride.
Mais surtout, comment doit-on ajuster les politiques de l’entreprise, ainsi que les outils numériques, afin qu’à la fois l’entreprise et chacun de ses employés y trouvent son compte?
Une liberté réelle
L’intérêt premier du télétravail est bien sûr la liberté. Liberté d’horaire, liberté de travailler dans son salon, liberté de prendre des pauses quand je veux. Mais il faut tout de même que le travail se fasse. La façon de gérer ce qui est demandé et la «pression» appliquée sur les délais de livraison auront un grand impact.
Plusieurs études ont démontré que les travailleurs faisaient plus d’heures de cette façon, par exemple en terminant un tâche le soir une fois les enfants au lit. La contrepartie de cela, c’est que le cerveau décroche beaucoup moins du travail, ce qui peut avoir des effets néfastes sur la charge mentale à moyen et long terme.
L’entreprise peut établir des règles pour gérer ces aspects. Par exemple, encourager les employés à ne pas échanger entre eux entre 20h et 8h. Ou encore, établir des zones de réunions où on demande à tout le monde d’être disponibles (comme les mardis et jeudi entre 13 et 16h). Avoir des rendez-vous annoncés et prévisibles permet de cadrer un peu mieux l’horaire de chacun et de se garder des zones de temps personnel, même dans sa maison/bureau.
Mesurer au-delà des heures
Plusieurs dirigeants ont peur de ne pas pouvoir gérer le présentéisme (je suis devant l’écran, mais je n’accomplis rien) lorsque tout son monde est en télétravail. Au-delà de la simple entrée des heures de présence (virtuelle), établir une mesure de la charge de travail attendu à la fin de la semaine ou du mois permet de mettre beaucoup moins de pression sur le cadran et dans plusieurs cas d’augmenter la productivité.
Les équipes qui utilisent les méthodes agiles vont alors parler de Story points, soit une évaluation d’efforts pour terminer une partie de projet, tout en tenant compte des embûches et de la complexité (par exemple un client plus difficile à rejoindre pour avoir les approbations). Plutôt que de fournir 35 heures de présence par exemple, chaque employé pourrait avoir à compléter 25 points par semaine. Mais attention, pour que cela fonctionne, l’évaluation des points doit être rigoureuse et tous doivent être en accord avec ces évaluations (au risque de créer du mécontentent). Il existe plusieurs outils de gestion de projet et de tâches qui permettent de travailler de la sorte. (Et oui, Polynectar peut vous aider dans cette implantation!)
Ne pas oublier le «vrai» social
Étonnamment – ou pas – ce qui manque davantage en télétravail n’est pas devant son bureau, mais plutôt… Autour de la machine à café! Les discussions informelles aident bien sûr au tissu social et à l’appartenance à l’entreprise; mais aussi d’avoir quelqu’un à qui parler d’un problème (même si ce n’est pas son projet), pouvoir échanger librement et recharger ses batteries au contact d’autres idées, voilà ce qui manque davantage que la rencontre de planification du lundi 9h dans la salle de conférence.
Ici aussi, ce n’est pas à négliger et plusieurs options sont possibles. Certaines entreprises se font des rencontres plus ou moins formelles 1 ou 2 fois par mois ou par semaine, en personne, pour rattraper le coup. D’autres vont créer un coin café virtuel (ce qui peut prendre la forme d’un canal dédié avec l’application Slack ou Teams) ou tous peuvent échanger de n’importe quel sujet.
L’important pour gérer une entreprise en télétravail ou en mode hybride, c’est d’avoir la bonne combinaison d’outils technologiques, de règles de travail et une mesure efficace et équitable des attentes.
