Pour les petites entreprises, une gestion efficace des projets est primordiale, d’autant que les ressources sont limitées et que le propriétaire est souvent sur le terrain avec ses employés. Il faut tout de même superviser l’équipe – en atelier ou chez un client, assurer que personne ne manque de travail, respecter les échéances, etc. L’organisation des projets et une communication claire sont essentielles pour assurer la rentabilité.
Voici un exemple de gestion numérique avec ClickUp, un outil de gestion de projet versatile qui peut s’adapter avec des nombreuses situations et afficher la bonne information à chaque utilisateur.
Étape 1 : Configurer votre espace de travail selon vos besoins
L’espace de travail le point central de votre gestion. Pour bien s’y retrouver, il faut penser à la segmentation des dossiers. Pour certains, ce sera un dossier par client (quelkques clients, mais des mandats récurrents tout au long de l’année), alors pour pour d’autre ce sera un dossier par équipe (tâche similaire chez différents clients). Il importe donc de bien réfléchir à la façon de configurer un espace de travail qui sera adapté à vos façon de faire.
Étape 2 : Structurer chaque client et chaque projet
Maintenant que la structure de votre entreprise est clairement définie dans un plan global ou un tableau de gestion, il est beaucoup plus facile de détailler les opérations et les listes de tâches à utiliser par la suite.
Les éléments peuvent être détaillées en type de tâche, afin de créer une hiérarchie:
- Listes
- Jalons
- Tâches
- Sous-tâches
Il est aussi possible dans ClickUp d’ajouter des éléments personnalisés (par exemple: Gestion, opérations, inspection) afin de rendre le tout plus clair pour chaque utilisateur.
Créer des listes séparées pour ces étapes, permet aux gestionnaires de suivre l’avancement spécifique de chaque section et de fournir rapidement au client un état d’avancement des travaux, pour l’ensemble du projet ou une sous-section.
Une autre façon de travailler est de créer des champs personnalisés pour mieux détailler chaque tâches d’un manière rapidement et intuitive. Plusieurs types de champs (case à cocher, choix unique, nombre) peuvent être mis en place. On peut alors mentionner le type d’équipements requis, l’équipe a qui ce travail incombe, ou le niveau de difficulté attendu. L’objectif, c’est de créer des standard qui sont facile à comprendre et à utiliser. L’information se transmet alors beaucoup plus facilement que s’il s’agit uniquement d’une description textuelle.
Ces nouveaux champs pourront ensuite être facilement affichés, ou utilisés comme filtres, ou encore comme déclencheur d’automatisation (j’y reviens dans un instant).
Étape 3 : Gérer les tâches efficacement
Maintenant que les tâches à faire sont bien structurées, il faut les rendre facilement disponibles à chaque employé. Pour se faire, les filtre peuvent s’articuler rapidement en fonction de l’affectation de chaque tâche (le mode «moi» devient rapidement utile). S’il s’agit d’un gestion par équipe, alors l’utilisation d’un champ personnalisé tel que décrit plus haut permet alors de créer un automatisation qui permettra d’afficher la tâches dans un liste exclusivement dédiée à cette équipe.
Un des grands avantages de ClickUp est de permettre d’afficher une même tâche en plusieurs endroits. Ainsi, chaque équipe de travail peut voir uniquement ses tâches, tant que le gestionnaire a toujours accès à la vue d’ensemble.
Selon vos procédure de travail, il est aussi facilement de créer des dépendance entre les différents travaux. Par exemple, lorsqu’une tâche est terminée, une tâche d’inspection peut automatiquement s’ouvrir pour le directeur qui doit valider que tout est conforme au devis. Ce type d’automatisme, assez simple à mettre en place, permet d’éliminer les actions sans valeur ajouté et de réduire le risque d’oubli.
Étape 4 : Optimiser la communication
Les notifications, les commentaires intégrés dans chaque tâche, la gestion du temps (estimé et réel), ainsi que les « LineUp » pour classer ses priorités de la semaine sont autant d’outils pour se garder à jour, sans pour autant devoir nager dans les listes interminables.
Il importe aussi que garder l’information là où est elle utile. Avec les commentaires intégrés à chaque tâche, les gestionnaires peuvent facilement communiquer avec leurs employés directement au sein des tâches concernées. L’ajout de photo ou de clips vidéo permet aussi de documenter les imprévus. Encouragez l’utilisation de cette fonction pour clarifier les attentes ou fournir des mises à jour importantes. De plus, cela permet de créer une mémoire d’entreprise qui sera utile par exemple, pour justifier un dépassement de coûts.
Étape 5 : Suivre l’avancement avec les tableaux de bord
Lorsque les listes et les champs personnalisés sont bien structurés et représentatifs de procédures de travail, l’utilisation des tableaux de bord personnalisés devient facile. Vous pouvez ajouter des widgets pour suivre l’état actuel du projet, les progrès des tâches et les performances des employés. Configurez un tableau de bord pour les gestionnaires afin de leur permettre de visualiser rapidement l’état global du projet, puis un tableau par équipe pour le permettre d’être autonome dans leur suivi d’avancement de chaque projet.
Étape 6 : Utiliser les rapports pour l’amélioration continue
ClickUp offre aussi plusieurs rapports pré-monté et faciles à mettre en place pour analyser la productivité, estimer les budgets et planifier les échéances futures plus précisément. Plus tôt on voit ii un projet prend du retard, plus tôt le gestionnaire peut ajuster les échéances et les attentes (et ainsi réduire l’insatisfaction).
Les rapports peuvent aussi aider à identifier les goulots d’étranglement et à apporter des améliorations continues aux processus de travail.
Conclusion
Même si votre petite entreprise ne compte qu’un ou deux gestionnaires pour gérer une dizaine d’employés, il faut un système robuste de gestion de projet. ClickUp fournit l’infrastructure nécessaire pour organiser, gérer et surveiller efficacement toutes les facettes de chaque projet. En mettant en place des espaces de travail structurés, en déléguant clairement les tâches et en communiquant efficacement, les gestionnaires peuvent assurer la réussite de leurs projets tout en optimisant la productivité de l’équipe.
Et bien sûr, Polynectar peut vous accompagner à la fois pour la réflexion de départ, pour la configuration ainsi que vous les suivis 😉
