Dans le monde du travail, les vagues de stress et de pression sont comme l’océan: parfois calmes, parfois déchaînées. Avec les outils numériques et le télétravail, décrocher et mettre des limites claire devient également plus complexe, en particulier dans un poste de direction.
Pour un gestionnaire, savoir se créer des “casses-vagues” devient essentiel pour protéger son équipe, et lui-même, contre ces tempêtes, souvent invisibles aux yeux des autres.
Voici quelques stratégies pour y arriver.
1. Planifier et organiser les tâches
Planifiez à l’avance. Cela peut sembler évident, mais une bonne planification est la clé pour éviter le chaos. Prenez le temps de prévoir les projets, les deadlines et les objectifs. Ainsi, vous pourrez anticiper les problèmes avant qu’ils ne surviennent.
De plus, avec un système de co-gestion comme ClickUp, il est possible de se créer différentes vues afin de n’afficher que ce qui est nécessaire. Cela permet d’avoir une vue complète lorsque vient la planification trimestrielle, mais ensuite n’afficher que le travail de la semaine. Cela permet une meilleure concentration, tout en évitant de trop anticiper en ayant constamment des dizaines de projets pêle-mêle sur son écran.
2. Définir des règles de communication claire
Parlez ouvertement. Une communication transparente avec votre équipe permet de clarifier les attentes et de réduire l’incertitude. Assurez-vous que tout le monde sait ce qui est attendu et n’hésitez pas à donner des feedbacks constructifs.
Pour que ce soit encore plus efficace, donnez-vous avec votre équipe des règles claires. Par exemple s’il y a un bloquant particulier, plutôt que d’écrire dans un canal général dans Teams ou Slack, pourquoi ne pas créer une tâche dans le projet, mais avec un statut “bloquant”, une assignation et une date d’échéance ? Ainsi, le bloquant aura plus de chance d’être traité au bon moment par la bonne personne (car visible dans le projet), mais sans rajouter une pression sur tout le monde qui lit le fil de discussions.
3. Déléguer et oublier
Faites confiance à votre équipe. Vous ne pouvez pas tout faire seul. Déléguez des tâches en fonction des compétences de chacun. Cela permettra non seulement de réduire votre charge de travail, mais aussi de motiver vos collaborateurs en leur donnant des responsabilités.
Ici aussi, l’utilisation des bons outils permettra de ne pas avoir ces éléments toujours affiché et réduire ainsi la tentation de faire de la micro-gestion (qui augment souvent le stress pour tout le monde!). Utiliser le « mode moi » permet de s’isoler dans ses tâches personnelles, puis de revenir à la vue d’ensemble en quelques seconde.
4. Priorisation des tâches
Identifiez ce qui est urgent. Apprenez à distinguer l’urgent de l’important. Concentrez-vous sur les tâches qui doivent être faites immédiatement et reportez celles qui peuvent attendre. Cela aide à gérer la pression et à rester concentré.
L’utilisation d’une étiquette « urgent » peut s’automatiser, par exemple à 2 jours d’une échéance. Si un travail est découpé en tâches et sous-tâches, alors l’utilisation d’un tableau Gantt fait tout son sens… Mais à condition que chaque sous-tâche ait ses dates ajustées pour donner un délai à chaque étape pour que tout soit fait. Si vous assignez une tâche unique qui demande plus de 7 heures de travail, les risques que ce ne soit pas fait augmentent.
5. Encourager l’autonomie
Laissez de la marge de manœuvre. Encouragez vos employés à prendre des initiatives. Lorsqu’ils ont la liberté de résoudre les problèmes par eux-mêmes, ils deviennent plus engagés et plus efficaces.
Ici aussi, un bon outil de gestion, où chacun peut créer et diviser son travail selon sa méthode lui donnera la liberté d’utiliser ce qui le rend efficace. L’outil de gestion utilisé – et configuré adéquatement – doit donner cette liberté, tout en ayant quelques règles d’opération qui permettront le suivi et la gestion par tableau de bord. Avoir des champs de suivi obligatoire à remplir est un exemple.
6. Gérer son stress
Prenez soin de vous. La gestion du stress n’est pas seulement pour votre équipe; c’est aussi pour vous. Pratiquez des activités qui vous détendent et assurez-vous de bien dormir. Un manager reposé est plus apte à affronter les défis.
Et pourquoi ne pas avoir un dossier « activités et trucs de repos » où chacun pourra y aller des ses trucs et partager ses activités favorites? En plus d’apprendre à vous connaître et développer la cohésion d’équipe, vous pourriez vous trouver des points communs inatendus!
En suivant ces conseils, vous et votre équipe pourrez construire des casses-vagues solides qui protégeront votre équipe des tempêtes managériales. Avec de la pratique, ces stratégies deviendront une seconde nature et vous aideront à naviguer dans les eaux parfois troubles avec assurance et succès.
