La gestion de projet (et bien sûr la gestion et le suivi de chaque tâche) est un élément crucial pour le succès et le développement d’une PME, peu importe sa taille (je reviendrai plus loin pour les petites équipes et les solopreneurs). Chaque méthode de gestion a ses avantages et ses inconvénients, selon ce que vous voulez accomplir… Mais aussi selon le mode de fonctionnement de chaque utilisateur.
Je vous propose donc d’explorer l’utilisation de 2 modes de gestion: les sprints et les diagrammes de Gantt. Les exemples illustrés le sont avec ClickUp, l’outil de gestion que j’utilise et qui permet une gestion hybride (les 2 modes) dans une même équipe.
Qu’est-ce qu’un Sprint ?
Un sprint est une période définie – généralement 1 ou 2 semaines – pendant laquelle une équipe se concentre sur la réalisation d’un ensemble spécifique de tâches. Par défaut, une nouvelle tâche va être dans le « backlog » jusqu’à ce quelle soit assignée à un sprint; donc à une semaine de réalisation. Cela permet aux personnes assignées de se concentrer sur des objectifs à court terme, mais tout en leur donnant la liberté sur l’ordre des tâches. Cela donne une grande liberté, en particulier si vous voulez être en télétravail et travailler sur un horaire atypique.
Si une tâche n’est pas fermée à la fin d’un cycle, elle est reportée au sprint suivant.
Avantages des Sprints :
- Concentration et Priorité : Les sprints permettent de se concentrer sur les tâches les plus importantes, ce qui est essentiel pour une petite entreprise où les ressources sont limitées.
- Flexibilité : Ils offrent la possibilité d’ajuster les priorités de la semaine rapidement.
- Amélioration continue : À la fin de chaque sprint, l’équipe peut évaluer ce qui a bien fonctionné et ce qui doit être amélioré, favorisant ainsi une culture d’amélioration continue. On peut aussi mesurer la « vélocité », soit le volume de travail accompli, au lieu des comptabiliser les heures de présence.
Inconvénients des Sprints :
- Planification à Court Terme : Les sprints peuvent parfois se concentrer trop sur le court terme et négliger la vision à long terme de l’entreprise. Il faut donc une bonne planification sur les objectifs à long terme VS vs les résultats attendus dans chaque période.
- Risque de Surcharge : Sans une planification adéquate, il y a un risque que l’équipe se surcharge de travail, ce qui peut mener à de l’épuisement professionnel. Si les imprévus sont courants, il faut ajuster les attentes et le nombre de tâches en conséquence.
Qu’est-ce qu’un Diagramme de Gantt ?
Le diagramme de Gantt est un outil de planification et de suivi de projet qui offre une vue d’ensemble des activités sur une ligne de temps. Dans ClickUp, il permet de visualiser la durée des tâches, leur chevauchement et leur dépendance les unes par rapport aux autres. On peut aussi afficher qui fait quoi et à quel moment. Avec les couleurs, il est possible d’afficher le statut de chacune des tâches.
Les diagrammes de Gantt fonctionnent bien surtout lorsque les équipes ont beaucoup de dépendances aux tâches de leurs collègues. Par exemple, tant que je n’ai pas terminé la rédaction de ce billet de blogue, il ne sert à rien de demander une révision à mon adjointe. Avec les dépendances, il est possible d’ouvrir la tâche de révision une fois la tache de rédaction terminée, puis de donner 2 jours pour la révision. Tout cela bien sûr de manière automatisée.
Chacun à alors moins de liberté sur quoi travailler à quel moment, mais sait exactement la prochaine tâche à faire en priorité.
Avantages du Diagramme de Gantt :
- Vue d’Ensemble : Il fournit une représentation visuelle claire de l’état d’avancement du projet, ce qui est idéal pour la planification à long terme.
- Gestion des Dépendances : Le diagramme de Gantt facilite la compréhension des relations entre les tâches et aide à gérer les dépendances.
- Responsabilité : Il attribue clairement les responsabilités et les échéances, ce qui est essentiel pour maintenir l’équipe sur la bonne voie. Si du retard est pris dans un grand projet qui s’écoule sur 3 mois, on peut ajuster et prévenir à l’avance.
Inconvénients du Diagramme de Gantt :
- Complexité : Pour les petites équipes, la complexité d’un diagramme de Gantt peut être intimidante et contre-productive.
- Rigidité : Il peut être difficile d’adapter un diagramme de Gantt aux changements rapides, ce qui est souvent nécessaire dans une entreprise de services dynamique.
Alors… Sprint ou Gantt : Comment choisir pour votre entreprise ?
La décision entre l’utilisation de sprints ou de diagrammes de Gantt dans ClickUp dépend de plusieurs facteurs :
- Nature du Travail : Si vos projets nécessitent une adaptation rapide et des délais courts, les sprints peuvent être plus appropriés. Pour des projets complexes avec de nombreuses étapes interdépendantes, un diagramme de Gantt serait avantageux.
- Taille de l’Équipe : Avec une équipe de 10 personnes, les sprints peuvent favoriser une meilleure collaboration et communication. Cependant, si votre équipe travaille sur plusieurs projets simultanément, un diagramme de Gantt pourrait aider à mieux gérer les ressources.
- Culture d’Entreprise : Une culture axée sur l’agilité et l’amélioration continue s’alignera bien avec les sprints, tandis qu’une approche plus traditionnelle de la gestion de projet pourrait préférer le diagramme de Gantt.
Et pourquoi pas les deux?
Personnellement, je trouve qu’un bel avantage à utiliser ClickUp réside justement dans la possibilité de placer une même tâche dans plus d’une liste. Avec les automatisations, cela se fait sans prendre plus de temps. Avec quelques indications communes (par exemple des dates de début et de fin définies pour chaque tâche), on peut les afficher dans un Gantt ET et attribuer un sprint correspondant à cette période de temps. Il devient donc aisé de laisser chaque personne être autonome de sa gestion personnelle, mais sans perdre le contrôle global.
Pour une personne qui travaille seule, ou qui doit gérer des fournisseurs externes, il est tout aussi facile de créer et visualiser les tâches de chacun, et d’envoyer des rappels au moment opportun.
Conclusion
Bien que les sprints et les diagrammes de Gantt offrent des cadres de travail distincts qui peuvent être bénéfiques pour tout type de PME, il est important d’évaluer vos besoins spécifiques, incluant la nature de vos projets et la dynamique des parties prenantes (soit les employés internes ET les collaborateurs externes) avant de choisir l’approche qui vous conviendra le mieux.
Une des clés de la réussite, c’est de faire participer chaque utilisateur dans le processus, et d’adapter les outils à vos processus autant que de former (et informer) sur les possibilités et les bonnes pratiques.
